Bab. V Penutup SIM Kesekretariatan

BAB V

PENUTUP

Rancangan sistem harus mampu menerapkan prinsip dan aturan administrasi umum agar dapat digunakan secara optimal, Sistem harus pula mampu mengakomodir kemungkinan terjadinya masa transisi karena adanya perubahan budaya kerja dalam organisasi. Sistem administrasi berbasis elektronik yang akan diterapkan tetap dapat bersinergi dengan sistem konvensional yang berbasis dokumen tertulis.

Berbagai dukungan infrastruktur dan sumber daya manusia yang berbeda-beda untuk tiap organisasi baik untuk kondisi saat ini maupun perkembangan oragnisasi di masa datang, juga menjadi faktor yang harus dipertimbangkan dalam rancangan sistem. Dengan kata lain, implementasi sistem nantinya harus dapat memberikan manfaat yang optimal bagi organisasi walaupun dioperasikan pada infrastruktur dan kemampuan SDM yang minimum ataupun maksimum.

Sistem dirancang untuk memiliki fungsi utama sebagai sarana pendistribusian data surat yang telah dicatat dan penelusuran jejak tiap surat sehingga pihak-pihak yang memiliki kepentingan dengan surat tersebut dapat mengetahui secara cepat data tiap surat

Pada akhirnya dengan peneranan Sistem sekretariat lainnya yang sudah tersistem dengan baik, ada banyak keuntungan yang akan didapatkan oleh manajemen :

1.      Informasi akurat mengenai tindak lanjut sebuah surat / informasi.

2.      Terdokumentasinya dengan baik segala kegiatan pengelolaan informasi dan kegiatan manajemen lainnya sebagai dasar pembuatan Annual Report

3.      Informasi yang akurat dapat digunakan sebagai dasar untuk penyusunan strategic plan masing – masing direktorat pada khususnya dan strategic plan Rumah Sakit

Sumber  :

1.      Albarda, albar@lss.ee.itb.ac.id, Lab Sinyal & Sistem, STEI – ITB

2.      santiw.staff.gunadarma.ac.id.

Bab. IV Implementasi SIM Kesekretariatan

BAB IV

GAMBARAN IMPLEMENTASI

Implementasi dari sistem sekretariat berbasis web yang sudah disampaikan dalam skema pada bab tiga diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :

A.           Surat Masuk

1.            Surat masuk baik berupa dokumen, email maupun fax akan diinput oleh  bagian Sekretariat dalam pusat data secretariat yang meliputi pengagendaan, pendisposisian dan dan proses yang selanjutnya dari surat masuk tersebut.

2.            Proses lanjut surat masuk akan dikirim ke server untuk selanjutnya dari server akan dikirim ke unit kerja yang dituju untuk segera ditindaklanjuti penyelesaiannya.

3.            Surat masuk yang sudah selesai pemrosesan oleh unit kerja akan dikirim kembali ke server untuk selanjutnya dilakukan tindaklanjut terakhir oleh Sekretariat baik berupa jawaban surat keluar maupun pengarsipan.

B.           Surat Keluar

1.            Unit pengirim akan mengirimkan konsep surat ataupun garis besar surat keluar yang akan dibuat ke server.

2.            Oleh Server konsep tersebut akan dikirim ke Sekretariat untuk dilakukan finalisasi pembuatan surat keluar tersebut.

3.            Surat keluar yang sudah dibuat oleh Sekretariat akan dikirim ke Server untuk selanjutnya dikirim ke pustat Data Sekretariat untuk dilakukan finalisasi pada surat tersebut berupa pengagendaan surat keluar, pengarsipan tindasan dan dikirim ke unit atau instansi yang dituju.

4.            Surat keluar dapat juga berupa Undangan rapat antar unit kerja atau bagian, dan untuk undangan diberlakukan ” Paperless ” yaitu Pendistribusian surat secara elektronik sehingga menjadi cepat dan hemat kertas.

5.            Surat masuk yang sudah selesai pemrosesan oleh unit kerja akan dikirim kembali ke server untuk selanjutnya dilakukan tindaklanjut terakhir oleh Sekretariat baik berupa jawaban surat keluar maupun pengarsipan.

C.           Beberapa hal yang berkaitan dengan impelementasi.

1.            Setiap unit kerja (user) akan diberi Access  Log, sehingga memudahkan pemantauan oleh pengguna terhadap pencatatan setiap akses yang sudah dilakukan.

2.            Paperless, berupa Pendistribusian surat secara elektronik sehingga menjadi cepat dan hemat kertas.

3.            Integrated, Keseluruhan fungsi dikelola menggunakan konsep jaringan informasi terpadu dan terhubung keseluruh unit Institusi.

4.            User  Management

Pengaturan hak akses baik bagi pengguna perorangan maupun grup dapat dilakukan di tiap unit masing-masing.

5.            System Query  & Report.

Permintaan data (query) spesifik dan pembuatan laporan ataupun statistik

6.            Online  Office  to  Offi

   Interaksi antar sesama kantor/institusi yang juga menggunakan sistem serupa dapat dilakukan  

   online melalui jaringan internet

Bab. III Rencana Pengembangan SIM Kesekretariatan

BAB III

RENCANA PENGEMBANGAN

Jenis dokumen yang paling umum dan memerlukan effort yang besar adalah surat. Biasanya dalam suatu Organisasi terdapat bagian khusus sebagai pusat pengelola dokumen atau surat yang berfungsi: menerima dokumen, mencatat dalam agenda, dan mendistribusikan ke seluruh bagian. Bagian khusus ini dapat disebut Tata Usaha, Sekretariat, Unit Administrasi Umum, atau dalam makalah ini disebut Pusat Distribusi. Tiap bagian atau Unit di dalam Organisasi perlu personal untuk mengagendakan dan meneruskan dokumen sesuai kewenangan masing-masing yang selanjutnya disebut Sekretariat.

Kesekretariatan memegang peranan penting didalam suatu organisasi karena berfungsi sebagai pusat administrasi. Tugas utama sekretariat adalah pengelolaan surat menyurat dan kegiatan manajerial yang akan mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Struktur organisasi Bagian Sekretariat berada dibawah garis koordinasi Manajer Sumber Daya Insani, artinya bahwa seluruh kegiatan bagian ini harus dapat dipertanggungjawabkan secara tepat dan detil kepada Manajer Sumber Daya Insani.

Sistem Bagian Sekretariat meliputi beberapa fungsi utama yaitu Agenda Surat Menyurat, Pemrosesan surat menyurat, pendistribusian sampai kepada Pengarsipan, sementara output dari SIM ini adalah Laporan bulanan kegiatan surat menyurat, kecepatan dan ketepatan informasi disposisi serta pencarian file yaang masih memerlukan proses lanjutan. Sistem Bagian Sekretariat juga meliputi sistem pengagendaan kegiatan manajerial yang outputnya adalah laporan kegiatan manajerial dalam Annual report.

Alur Proses Surat Menyurat pada sistem Kesekretariatan dapat dijelaskan dalam skema sebagai berikut :

 Gambar 1.  Alur Proses Surat Menyurat

Menilik pada pengeloaan administrasi surat menyurat yang berlaku saat ini yang masih dilakukan secara manual, hal yang paling mendasar untuk perbaikan sistem administrasi surat menyurat di Sekretariat adalah dengan melakukan Komputerisasi Sistem Surat Menyurat.

Sistem yang akan dibangun tentu saja didasarkan atas pengelolaan dokumen secara elektronik. Secara umum sistem harus mampu menangani semua permasalahan surat masuk dan keluar, baik yang bersifat eksternal maupun internal.

-        Memudahkan seluruh staf administrasi dalam pengelolaan surat di seluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib administrasi

-        Menyediakan akses secepatnya dari mana saja bagi semua pejabat dan staf yang akan mengirim ataupun merespon surat yang ditujukan padanya.

-        Menyediakan sistem pengarsipan  terpadu sehingga memudahkan penelusuran surat (tracking),  dan   monitoring.

Untuk itu maka dirancang sistem informasi untuk pengelolaan surat yang berbasis web dan mudah diakses dengan skema sebagai berikut :

 

Gambar 2.  Rencana Pengembangan

Sistem diatas menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur three-tiered.

-        Web-Based

Setiap informasi dapat diakses dengan mudah baik melalui intranet untuk kalangan terbatas maupun internet untuk umum. Dengan basis seperti ini, pengguna tidak terbebani dengan keharusan untuk memiliki, memasang, mempelajari, dan menggunakan berbagai software untuk berbagai aplikasi tetapi hanya cukup membutuhkan 1 (satu) program web browser yang amat mudah penggunaannya dan biasanya telah tersedia.

-        Fleksibility

Berbagai jenis komputer pengguna dengan berbagai sistem operasi akan tetap dapat menggunakan sistem informasi tersebut.

-        Centrelized

Penggunaan Database Terpusat menjamin agar setiap pengguna memperoleh informasi yang sama, akurat, dan paling aktual sehingga akan mengurangi duplikasi data serta dapat langsung diproses lebih lanjut (waktu yang lebih singkat).

-        Authorized

Keamanan hak akses terhadap data yang vital dan non-publik, namun tetap memberikan kemudahan bagi pengguna yang punya kewenangan untuk mendapatkan atau mengolah data yang diperlukan.

-        Three-Tiered

Konsep arsitektur Three-Tiered memfasilitasi kemungkinan terjadinya perubahan aturan administrasi di organisasi tersebut. Sistem juga menerapkan prinsip client-server sehingga memungkinkan untuk perluasan sistem yang secara teoritis tidak terbatas, baik dalam ruang lingkup maupun jumlah data yang diolah.

Bab. II Studi Pustaka SIM Kesekretariatan

BAB. II

STUDI PUSTAKA

A.     Pengertian Umum Kesekretariatan

Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama (White).
Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Lazim pula diIndonesia bahwa penggunaan administrasi kesekretariatan dapat digantikan dengan kata ketatausahaan. Tata Usaha berarti segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengendalikan, mengirim dan menyimpan informasi atau keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama (Liang Gie).

Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan oleh sekretariat sementara  sekretariat adalah Organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan berbagai kerja ketatausahaan.

Menurut websteris third new international dictionary (1982) Sekretariat adalah (1) Kantor seorang sekretaris (2) suatu kelompok pekerja  sekretaris. Kemudian moekijat memberikan pengertian sekretariat dalam 3 pengertian :

1.      Pada mulanya sekretariat sekedar merupakan tempat seorang sekretaris   bertugas

2.      Kemudian mengalami perkembangan sekretariat merupakan suatu organisasi tempat sekretaris melakukan tugas dalam bidang:

-        tata keterangan

-        tata warkat

-        tata usaha

3.      Pada akhirnya Sekretariat adalah organisasi tempat sekretaris beserta pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan administrasi.

Dari defenisi  kesekretariatan, maka kesekretariatan mencakup 3 maksud (arti):

1.      Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris

2.      Kelompok sekretaris atau pegawai  yang  tugas pokoknya melakukan kegiatan tata usaha.

3.      Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk menunjang tercapainya tujuan organisasi.

Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :

1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
   
   

Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

1. Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
2. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
3. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
4. Sebagai alat komunikasi organisasi.
5. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
6. Sentral teknologi transfer informasi.
7. Sebagai pusat dokumentasi atau master file

Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :

1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi

B.     Pengertian Sistem Informasi

Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input - proses – output.

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya  bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya.

Representasi informasi adalah pelambangan informasi, misalnya: representasi biner, sementara Kuantitas informasi adalah satuan ukuran informasi. Tergantung representasi. Untuk representasi biner satuannya: bit, byte, word dll.

Kualitas informasi adalah bias terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem.

Umur informasi berarti kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion  (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).

Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :

·        Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.

·        Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

·        Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Nilai Informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

Dari definisi sistem dan informasi diatas dapat ditarik kesempulan bahwa  Sistem Informasi : adalah Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya, atau sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung  operasi, manajemen dalam suatu organisasi.

Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Komponen Fisik Sistem Informasi:

1.      Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat Input/Output, Terminal untuk interaksi, Media komunikasi data

2.      Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll).

3.      Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.

4.      Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem

5.      Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:

-         Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator);

-         First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah.

-         Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.

-         Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.

Bab. I Pendahuluan SIM Kesekretariatan

BAB. I

PENDAHULUAN

Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personal dalam suatu organisasi atau perkantoran. Proses administrasi formal terkait dengan aspek legal dan umumnya tertuang dalam dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen, surat, nota, atau memo dinas antar personal atau unit dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan effort yang juga semakin besar. Setiap personal atau unit yang menerima atau mengeluarkan dokumen harus melakukan verifikasi sesuai kewenangannya. Makin besar organisasi tersebut akan menyebabkan bottle-neck serta alur proses yang panjang sehingga waktu proses makin lama pula.

Administrasi dalam kegiatan operasional suatu organisasi selalu terkait dengan 2 hal, yaitu : legalitas dan effisiensi. Setiap kegiatan baik secara personal maupun organisasi perlu dituangkan dalam suatu dokumen dari mulai tahap rencana sampai dengan akhir kegiatan atau laporan. Dokumen-dokumen tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit, ataupun organisasi juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan (aspek legalitas). Di sisi lain, pengelolaan dokumen seperti : surat, form, nota, atau memo dinas sering menjadi permasalahan yang cukup menyita waktu dan tenaga. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan suatu sistem pengagendaan, pendistribusian, dan pengarsipan yang juga semakin besar (aspek effisiensi).

Makin besar organisasi akan menyebabkan “bottle-neck” serta alur birokrasi yang makin panjang sehingga proses dokumen akan menjadi makin lama. Untuk mengatasinya seringkali proses administrasi dokumen disederhanakan atau bahkan diabaikan. Akibatnya menimbulkan masalah dalam monitoring dan pencarian dokumen selain tentu saja mengurangi legalitas kegiatannya.

Jenis dokumen yang paling umum dan memerlukan effort yang besar adalah surat. Biasanya dalam suatu Organisasi terdapat bagian khusus sebagai pusat pengelola dokumen atau surat yang berfungsi: menerima dokumen, mencatat dalam agenda, dan mendistribusikan ke seluruh bagian. Bagian khusus ini dapat disebut Tata Usaha, Sekretariat, Unit Administrasi Umum, atau dalam makalah ini disebut Pusat Distribusi. Tiap bagian atau Unit di dalam Organisasi perlu personal untuk mengagendakan dan meneruskan dokumen sesuai kewenangan masing-masing yang selanjutnya disebut Sekretariat.

Aplikasi teknologi informasi dengan mengacu pada prinsip administrasi pengelolaan dokumen yang umum, menghasilkan produk sistem informasi untuk solusi dalam administrasi ketatausahaan. Sistem informasi berbasis Web dengan menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur three-tiered yang dilengkapi berbagai teknologi pendukung lain. Sistem dapat diakses oleh setiap personal yang berkepentingan melalui jaringan komputer internal (intranet), jaringan global internet, dan juga jaringan komunikasi telepon fix maupun mobile.

Me and My Husband

Me and my husband

One time someone asked me why I chose him to be my husband
The answer is very simple because I love him
My husband ...... in all its simplicity 
is a very loving person and understand his wife
For him to give an abundance of love, 
compassion and understanding and support to the wife 

is proof of love and responsibility to his wife, parents and God

There is no excuse whatsoever for me to not return all the kindness, 

love and affection because I loved him too

Thank God .......
You have to send him to me

(Belajar Bahasa Inggris)

Orang-orang yang sibuk
melebihkan pekerjaan di atas bayarannya,
akan lebih berhasil daripada mereka
yang bekerja hanya sesuai dengan bayarannya.

...Ada orang yang demikian hitung-hitungan
mengenai kesediaannya untuk bekerja,
sampai dihitung kembali oleh kehidupan
dengan sangat tegas.

Orang yang bekerjanya hanya untuk pas
dengan bayaran, hidupnya akan dibuat pas-pasan.

Yang melebihkan, akan dilebihkan.

Mario Teguh