BAB. I
PENDAHULUAN
Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personal dalam suatu organisasi atau perkantoran. Proses administrasi formal terkait dengan aspek legal dan umumnya tertuang dalam dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen, surat, nota, atau memo dinas antar personal atau unit dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan effort yang juga semakin besar. Setiap personal atau unit yang menerima atau mengeluarkan dokumen harus melakukan verifikasi sesuai kewenangannya. Makin besar organisasi tersebut akan menyebabkan bottle-neck serta alur proses yang panjang sehingga waktu proses makin lama pula.
Administrasi dalam kegiatan operasional suatu organisasi selalu terkait dengan 2 hal, yaitu : legalitas dan effisiensi. Setiap kegiatan baik secara personal maupun organisasi perlu dituangkan dalam suatu dokumen dari mulai tahap rencana sampai dengan akhir kegiatan atau laporan. Dokumen-dokumen tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit, ataupun organisasi juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan (aspek legalitas). Di sisi lain, pengelolaan dokumen seperti : surat, form, nota, atau memo dinas sering menjadi permasalahan yang cukup menyita waktu dan tenaga. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan suatu sistem pengagendaan, pendistribusian, dan pengarsipan yang juga semakin besar (aspek effisiensi).
Makin besar organisasi akan menyebabkan “bottle-neck” serta alur birokrasi yang makin panjang sehingga proses dokumen akan menjadi makin lama. Untuk mengatasinya seringkali proses administrasi dokumen disederhanakan atau bahkan diabaikan. Akibatnya menimbulkan masalah dalam monitoring dan pencarian dokumen selain tentu saja mengurangi legalitas kegiatannya.
Jenis dokumen yang paling umum dan memerlukan effort yang besar adalah surat. Biasanya dalam suatu Organisasi terdapat bagian khusus sebagai pusat pengelola dokumen atau surat yang berfungsi: menerima dokumen, mencatat dalam agenda, dan mendistribusikan ke seluruh bagian. Bagian khusus ini dapat disebut Tata Usaha, Sekretariat, Unit Administrasi Umum, atau dalam makalah ini disebut Pusat Distribusi. Tiap bagian atau Unit di dalam Organisasi perlu personal untuk mengagendakan dan meneruskan dokumen sesuai kewenangan masing-masing yang selanjutnya disebut Sekretariat.
Aplikasi teknologi informasi dengan mengacu pada prinsip administrasi pengelolaan dokumen yang umum, menghasilkan produk sistem informasi untuk solusi dalam administrasi ketatausahaan. Sistem informasi berbasis Web dengan menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur three-tiered yang dilengkapi berbagai teknologi pendukung lain. Sistem dapat diakses oleh setiap personal yang berkepentingan melalui jaringan komputer internal (intranet), jaringan global internet, dan juga jaringan komunikasi telepon fix maupun mobile.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar