BAB IV
GAMBARAN IMPLEMENTASI
Implementasi dari sistem sekretariat berbasis web yang sudah disampaikan dalam skema pada bab tiga diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
A. Surat Masuk
1. Surat masuk baik berupa dokumen, email maupun fax akan diinput oleh bagian Sekretariat dalam pusat data secretariat yang meliputi pengagendaan, pendisposisian dan dan proses yang selanjutnya dari surat masuk tersebut.
2. Proses lanjut surat masuk akan dikirim ke server untuk selanjutnya dari server akan dikirim ke unit kerja yang dituju untuk segera ditindaklanjuti penyelesaiannya.
3. Surat masuk yang sudah selesai pemrosesan oleh unit kerja akan dikirim kembali ke server untuk selanjutnya dilakukan tindaklanjut terakhir oleh Sekretariat baik berupa jawaban surat keluar maupun pengarsipan.
B. Surat Keluar
1. Unit pengirim akan mengirimkan konsep surat ataupun garis besar surat keluar yang akan dibuat ke server.
2. Oleh Server konsep tersebut akan dikirim ke Sekretariat untuk dilakukan finalisasi pembuatan surat keluar tersebut.
3. Surat keluar yang sudah dibuat oleh Sekretariat akan dikirim ke Server untuk selanjutnya dikirim ke pustat Data Sekretariat untuk dilakukan finalisasi pada surat tersebut berupa pengagendaan surat keluar, pengarsipan tindasan dan dikirim ke unit atau instansi yang dituju.
4. Surat keluar dapat juga berupa Undangan rapat antar unit kerja atau bagian, dan untuk undangan diberlakukan ” Paperless ” yaitu Pendistribusian surat secara elektronik sehingga menjadi cepat dan hemat kertas.
5. Surat masuk yang sudah selesai pemrosesan oleh unit kerja akan dikirim kembali ke server untuk selanjutnya dilakukan tindaklanjut terakhir oleh Sekretariat baik berupa jawaban surat keluar maupun pengarsipan.
C. Beberapa hal yang berkaitan dengan impelementasi.
1. Setiap unit kerja (user) akan diberi Access Log, sehingga memudahkan pemantauan oleh pengguna terhadap pencatatan setiap akses yang sudah dilakukan.
2. Paperless, berupa Pendistribusian surat secara elektronik sehingga menjadi cepat dan hemat kertas.
3. Integrated, Keseluruhan fungsi dikelola menggunakan konsep jaringan informasi terpadu dan terhubung keseluruh unit Institusi.
4. User Management
Pengaturan hak akses baik bagi pengguna perorangan maupun grup dapat dilakukan di tiap unit masing-masing.
5. System Query & Report.
Permintaan data (query) spesifik dan pembuatan laporan ataupun statistik
6. Online Office to Offi
Interaksi antar sesama kantor/institusi yang juga menggunakan sistem serupa dapat dilakukan
online melalui jaringan internet
Tidak ada komentar:
Posting Komentar