Bab. III Rencana Pengembangan SIM Kesekretariatan

BAB III

RENCANA PENGEMBANGAN

Jenis dokumen yang paling umum dan memerlukan effort yang besar adalah surat. Biasanya dalam suatu Organisasi terdapat bagian khusus sebagai pusat pengelola dokumen atau surat yang berfungsi: menerima dokumen, mencatat dalam agenda, dan mendistribusikan ke seluruh bagian. Bagian khusus ini dapat disebut Tata Usaha, Sekretariat, Unit Administrasi Umum, atau dalam makalah ini disebut Pusat Distribusi. Tiap bagian atau Unit di dalam Organisasi perlu personal untuk mengagendakan dan meneruskan dokumen sesuai kewenangan masing-masing yang selanjutnya disebut Sekretariat.

Kesekretariatan memegang peranan penting didalam suatu organisasi karena berfungsi sebagai pusat administrasi. Tugas utama sekretariat adalah pengelolaan surat menyurat dan kegiatan manajerial yang akan mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Struktur organisasi Bagian Sekretariat berada dibawah garis koordinasi Manajer Sumber Daya Insani, artinya bahwa seluruh kegiatan bagian ini harus dapat dipertanggungjawabkan secara tepat dan detil kepada Manajer Sumber Daya Insani.

Sistem Bagian Sekretariat meliputi beberapa fungsi utama yaitu Agenda Surat Menyurat, Pemrosesan surat menyurat, pendistribusian sampai kepada Pengarsipan, sementara output dari SIM ini adalah Laporan bulanan kegiatan surat menyurat, kecepatan dan ketepatan informasi disposisi serta pencarian file yaang masih memerlukan proses lanjutan. Sistem Bagian Sekretariat juga meliputi sistem pengagendaan kegiatan manajerial yang outputnya adalah laporan kegiatan manajerial dalam Annual report.

Alur Proses Surat Menyurat pada sistem Kesekretariatan dapat dijelaskan dalam skema sebagai berikut :

 Gambar 1.  Alur Proses Surat Menyurat

Menilik pada pengeloaan administrasi surat menyurat yang berlaku saat ini yang masih dilakukan secara manual, hal yang paling mendasar untuk perbaikan sistem administrasi surat menyurat di Sekretariat adalah dengan melakukan Komputerisasi Sistem Surat Menyurat.

Sistem yang akan dibangun tentu saja didasarkan atas pengelolaan dokumen secara elektronik. Secara umum sistem harus mampu menangani semua permasalahan surat masuk dan keluar, baik yang bersifat eksternal maupun internal.

-        Memudahkan seluruh staf administrasi dalam pengelolaan surat di seluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib administrasi

-        Menyediakan akses secepatnya dari mana saja bagi semua pejabat dan staf yang akan mengirim ataupun merespon surat yang ditujukan padanya.

-        Menyediakan sistem pengarsipan  terpadu sehingga memudahkan penelusuran surat (tracking),  dan   monitoring.

Untuk itu maka dirancang sistem informasi untuk pengelolaan surat yang berbasis web dan mudah diakses dengan skema sebagai berikut :

 

Gambar 2.  Rencana Pengembangan

Sistem diatas menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur three-tiered.

-        Web-Based

Setiap informasi dapat diakses dengan mudah baik melalui intranet untuk kalangan terbatas maupun internet untuk umum. Dengan basis seperti ini, pengguna tidak terbebani dengan keharusan untuk memiliki, memasang, mempelajari, dan menggunakan berbagai software untuk berbagai aplikasi tetapi hanya cukup membutuhkan 1 (satu) program web browser yang amat mudah penggunaannya dan biasanya telah tersedia.

-        Fleksibility

Berbagai jenis komputer pengguna dengan berbagai sistem operasi akan tetap dapat menggunakan sistem informasi tersebut.

-        Centrelized

Penggunaan Database Terpusat menjamin agar setiap pengguna memperoleh informasi yang sama, akurat, dan paling aktual sehingga akan mengurangi duplikasi data serta dapat langsung diproses lebih lanjut (waktu yang lebih singkat).

-        Authorized

Keamanan hak akses terhadap data yang vital dan non-publik, namun tetap memberikan kemudahan bagi pengguna yang punya kewenangan untuk mendapatkan atau mengolah data yang diperlukan.

-        Three-Tiered

Konsep arsitektur Three-Tiered memfasilitasi kemungkinan terjadinya perubahan aturan administrasi di organisasi tersebut. Sistem juga menerapkan prinsip client-server sehingga memungkinkan untuk perluasan sistem yang secara teoritis tidak terbatas, baik dalam ruang lingkup maupun jumlah data yang diolah.