Bab. II Studi Pustaka SIM Kesekretariatan

BAB. II

STUDI PUSTAKA

A.     Pengertian Umum Kesekretariatan

Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama (White).
Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Lazim pula diIndonesia bahwa penggunaan administrasi kesekretariatan dapat digantikan dengan kata ketatausahaan. Tata Usaha berarti segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengendalikan, mengirim dan menyimpan informasi atau keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama (Liang Gie).

Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan oleh sekretariat sementara  sekretariat adalah Organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan berbagai kerja ketatausahaan.

Menurut websteris third new international dictionary (1982) Sekretariat adalah (1) Kantor seorang sekretaris (2) suatu kelompok pekerja  sekretaris. Kemudian moekijat memberikan pengertian sekretariat dalam 3 pengertian :

1.      Pada mulanya sekretariat sekedar merupakan tempat seorang sekretaris   bertugas

2.      Kemudian mengalami perkembangan sekretariat merupakan suatu organisasi tempat sekretaris melakukan tugas dalam bidang:

-        tata keterangan

-        tata warkat

-        tata usaha

3.      Pada akhirnya Sekretariat adalah organisasi tempat sekretaris beserta pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan administrasi.

Dari defenisi  kesekretariatan, maka kesekretariatan mencakup 3 maksud (arti):

1.      Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris

2.      Kelompok sekretaris atau pegawai  yang  tugas pokoknya melakukan kegiatan tata usaha.

3.      Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk menunjang tercapainya tujuan organisasi.

Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :

1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
   
   

Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

1. Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
2. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
3. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
4. Sebagai alat komunikasi organisasi.
5. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
6. Sentral teknologi transfer informasi.
7. Sebagai pusat dokumentasi atau master file

Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :

1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi

B.     Pengertian Sistem Informasi

Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input - proses – output.

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya  bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya.

Representasi informasi adalah pelambangan informasi, misalnya: representasi biner, sementara Kuantitas informasi adalah satuan ukuran informasi. Tergantung representasi. Untuk representasi biner satuannya: bit, byte, word dll.

Kualitas informasi adalah bias terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem.

Umur informasi berarti kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion  (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).

Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :

·        Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.

·        Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

·        Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Nilai Informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

Dari definisi sistem dan informasi diatas dapat ditarik kesempulan bahwa  Sistem Informasi : adalah Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya, atau sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung  operasi, manajemen dalam suatu organisasi.

Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Komponen Fisik Sistem Informasi:

1.      Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat Input/Output, Terminal untuk interaksi, Media komunikasi data

2.      Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll).

3.      Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.

4.      Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem

5.      Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:

-         Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator);

-         First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah.

-         Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.

-         Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.